Управление денежными средствами в детском центре - как избежать кассового разрыва

Ведение детского центра — это не только забота о детях и качественное обучение, но и тщательное планирование финансов. Одной из ключевых задач руководителя является управление денежными потоками, чтобы центр стабильно развивался и не сталкивался с финансовыми трудностями. В этой статье мы расскажем, как отчет по денежным обязательствам в системе Go-CRM помогает предотвратить кассовый разрыв и обеспечивать стабильность центра.

Что такое кассовый разрыв и почему его важно избегать?

Кассовый разрыв — это ситуация, когда у бизнеса недостаточно средств для покрытия текущих обязательств. Проще говоря, это когда на счету не хватает денег для выплаты зарплат, аренды или возвратов клиентам.

Для детских центров кассовый разрыв может оказаться особенно болезненным. Например, клиенты покупают абонементы заранее, и центр уже получил деньги. Но если все средства потратить сразу, а потом клиент решит расторгнуть договор или произойдут какие то еще не приятные события, например резко снизится поток клиентов, нужных средств может не оказаться в наличии. Это заставит центр "занимать" из будущих поступлений, создавая долговую яму.

Как наш отчет в системе Go-CRM помогает предотвратить кассовый разрыв?

Отчет по денежным обязательствам в системе Go-CRM позволяет точно понять, сколько из полученных денег центр уже может использовать, а сколько пока остаются на балансе клиентов. Это помогает избежать ошибки, когда средства от абонементов расходуются преждевременно. Рассмотрим подробнее, как работает данный отчет.

Как работает отчет по денежным обязательствам в Go-CRM?

С помощью отчета по денежным обязательствам (находится в разделе Отчеты - Финансовые показатели - Денежные обязательства) можно провести анализ за любой выбранный период — будь то текущий месяц или квартал. Вот как это выглядит на практике:

1. Выбор периода анализа: Например, вы хотите узнать статус денежных обязательств за октябрь. Укажите в системе период с 1 по 31 октября.

2. Остаток на начало периода: В отчете видно, сколько денежных средств клиентов было на начало периода. Эта сумма — ваш "резерв", который должен быть доступен для возврата клиентам, если они решат расторгнуть абонемент.

3. Разделение средств на использованные и неиспользованные: Отчет делит суммы на две категории:

• Средства, которые можно использовать — деньги за уже оказанные услуги. Эти средства можно направить на оплату зарплат, аренды, получения дивидендов и других текущих расходов.

• Средства, которые не следует трогать — деньги за неоказанные услуги, которые пока принадлежат клиентам.

Преимущества использования отчета в Go-CRM

1. Осознанное управление финансами
Отчет позволяет руководителям детских центров видеть реальную картину: какие деньги можно тратить, а какие нужно держать "в запасе" до тех пор, пока услуги не будут оказаны. Это помогает избежать неприятных ситуаций, когда требуется возврат, а средств уже нет.

2. Поддержание стабильности и роста центра
Регулярный анализ денежных обязательств позволяет центру расти без финансовых сбоев. Понимая, сколько средств можно инвестировать в развитие, руководители могут принимать обоснованные решения о новых закупках, маркетинговых кампаниях и расширении центра.

3. Учет специфики детских центров
Go-CRM разработана с учетом особенностей работы образовательных центров. Отчет о денежных обязательствах помогает управлять финансами в соответствии с уникальными потребностями и рисками таких учреждений.

4. Контроль за показателями сотрудников
Многие наши клиенты отмечают, что отчет помогает им оценить эффективность работы сотрудников. Например, видно, сколько занятий проведено, и какая часть денежных обязательств перешла в категорию "оказанные услуги". Это позволяет объективно оценивать работу команды.

Пример использования отчета из жизни, реальный кейс

Эту информацию можно увидеть в отчете: Остаток на начало периода 1 194 000 руб. (995 занятий). Сумма продаж за выбранный период составила 849 600 руб.(всего продано 708 занятий). Оказано услуг клиентам на сумму 706 800 руб. (проведено 589 занятий) - из этой суммы можно выдать зарплату, оплатить аренду, купить оборудование и пр.

Неоказанные услуги 1 260 000 руб. (1050 занятий) - по данной сумме услуги еще не оказаны, поэтому эти средства не следует пускать в оборот, т.к. средства еще находятся на балансе клиентов.

Добавлено занятий (22) на 26 400 руб. - это те занятия которые ваши администраторы добавили клиентам на абонементам по каким то причинам - возможно без оплаты.

Сумма не оказанных услуг составляет 1 260 000 руб., значит, эти деньги не должны участвовать в ваших расходах. Потратив их, центр рискует столкнуться с кассовым разрывом (с учетом текущей ситуации - их можно например положить на вклад под хороший процент).

Благодаря отчету по денежным обязательствам руководитель видит, какую часть средств можно потратить на развитие, а какую лучше не трогать. Это помогает управлять финансами центра с умом, избегая кассовых разрывов и обеспечивая стабильность в долгосрочной перспективе.

Итог

Отчет по денежным обязательствам в Go-CRM — это важный инструмент для любого детского центра, который стремится к стабильности и финансовой устойчивости. Управление денежными потоками с помощью этого отчета помогает избежать кассовых разрывов, планировать бюджет и грамотно распределять средства. Мы создали этот отчет специально для образовательных учреждений, чтобы учесть все их особенности и помочь вам развивать свой центр уверенно и стабильно.

Если вы еще не пользуетесь нашей системой, но хотите узнать, как она может помочь вашему центру, свяжитесь с нами! Мы с радостью покажем, как Go-CRM может стать вашим надежным помощником в управлении финансами и клиентами.