Индивидуальные уроки и ансамбли
CRM для музыкальных школ и вокальных студий
Урок в музыкальной школе ставят, когда свободны преподаватель и кабинет с инструментом. В Go-CRM расписание открывают по преподавателям или по кабинетам, и занятия ансамблей стоят в нём рядом с индивидуальными.
- У индивидуальных уроков и ансамбля раздельные остатки
- Замена или перенос урока не меняют остальные уроки
- Директор знает, от кого из преподавателей уходят ученики
Демо-школа бесплатная, тариф для неё выбирать не нужно
Цену урока, ставку преподавателя и кабинет для нужного инструмента лучше задать в системе, чем держать в памяти администратора: тогда по тем же правилам сможет работать и новый сотрудник.
Особые случаи музыкальной школы
Прослушивание перед первым уроком
Прослушивание проводят как пробный урок. Вывод преподавателя о слухе и голосе администратор читает в комментарии до продажи абонемента.
Урок у ведущего преподавателя дороже
Уроки такого преподавателя можно оформить отдельной услугой со своим абонементом, и цену урока задаёт этот абонемент.
Ставка за урок и за ансамбль разная
Ставки задают в услуге отдельно для индивидуального и группового занятия. Платить можно суммой или процентом от цены урока.
Кабинет с роялем в школе один
Расписание этого кабинета показывает, чьи уроки в нём уже стоят. Урок фортепиано администратор ставит на время, когда кабинет свободен.
Струны и учебники на продажу
Их ведут как товары: продают из карточки ученика и видят остаток. Если школа задала порог остатка, приходит задача пополнить запас.
Уроки вокала без постоянного дня
Следующий урок назначают из журнала сразу после занятия, пока ученик ещё в школе. Дата стоит в журнале рядом с его именем.
Из работы администратора и директора
Постоянное расписание учеников и работа преподавателей
В примерах — школа, где большинство учеников занимается индивидуально в постоянное время. Схемы показывают порядок действий, а не экраны Go-CRM.
Постоянное время ученика
- Как бывает
- После пробного урока ученик выбирает преподавателя и постоянное время. Записывать его на каждый урок отдельно долго, и легко ошибиться.
- В Go-CRM
- Администратор планирует уроки из карточки ученика на период: один раз выбирает день недели, время, преподавателя и кабинет, и индивидуальные уроки встают в расписание на недели и месяцы вперёд.
- На практике
- Абонементы ученик покупает по мере того, как заканчиваются уроки. Уроки в расписании от этого не меняются, если новый абонемент куплен на ту же услугу.
Уроки ученика стоят в расписании на весь выбранный период
Ученики ждут востребованного преподавателя
- Как бывает
- Ученики хотят заниматься у конкретного преподавателя, а всё его время занято. Обещание перезвонить, когда оно освободится, без записи легко забыть.
- В Go-CRM
- Расписание по преподавателям показывает их рабочие часы и уроки, которые уже стоят. Если школа ведёт лист ожидания, туда вносят тех, кто готов ждать, с именем преподавателя и причиной ожидания.
- На практике
- Когда у преподавателя освобождается время, администратор отбирает в листе тех, кто ждёт именно его, и звонит им. На урок ученика из листа записывают вручную.
Освободившееся время преподавателя предлагают тем, кто его ждал
Преподаватель заболел
- Как бывает
- Уроки заболевшего преподавателя приходится переносить: не все ученики согласятся на урок у коллеги. Им нужно предложить новое время и сообщить о нём.
- В Go-CRM
- Администратор переносит урок на другой день в пределах 14 дней и подбирает время по расписанию кабинета с инструментом. Сегодняшний урок можно сдвинуть только на другое время того же дня.
- На практике
- Если ученик согласен заниматься с коллегой, замену назначают только на один урок. Остальные уроки ученика остаются за его преподавателем.
Каждому ученику администратор пишет из его карточки, когда и с кем пройдёт урок
Загрузка преподавателей и переходы учеников
- Как бывает
- По расписанию видно, сколько уроков у каждого преподавателя. Остаются ли у него ученики или уходят к коллегам, по расписанию не понять.
- В Go-CRM
- Директор открывает за нужный период отчёт «Показатели работы с клиентами». В нём по каждому преподавателю видны загрузка, проведённые уроки, выручка и сколько учеников к нему пришло и сколько ушло к коллегам.
- На практике
- Отчёт можно открыть в любой день, не дожидаясь конца месяца. Если смотреть его регулярно, о переходах учеников директор узнаёт, пока ещё можно поговорить с преподавателем.
Разговор с преподавателем о переходах учеников опирается на цифры отчёта
Перед отчётным концертом и новым сезоном
Приглашение на отчётный концерт
Приглашение рассылают ансамблю или всем клиентам школы через подключённый канал связи. Если у школы есть приложение, концерт анонсируют и новостью.
Репетиция ансамбля перед концертом
Репетицию ставят отдельным занятием в кабинет, где поместится весь ансамбль, в свободное от уроков время. Ансамбль добавляют на неё по названию группы.
Ученики спрашивают о новом инструменте
Администратор пишет в заметке, на чём ученик хотел бы играть. Поиском по заметкам директор находит всех, кто спрашивал, прежде чем искать преподавателя.
Демо-школу создают под формат ваших занятий
Если при создании выбрать групповые и индивидуальные занятия, демо-школа откроется с сотрудниками и абонементами под этот формат.
Чем каждый сотрудник пользуется в Go-CRM
Директор школы
Следит за выручкой и работой преподавателей
Администратор
Записывает к преподавателю и переносит уроки
Преподаватель
Видит свои уроки и сам отмечает учеников
Руководитель сети
Ведёт несколько адресов и школы партнёров
Остальные возможности Go-CRM Клиенты и заявкиРасписание и группыАбонементы и оплатыСотрудники и зарплатаОтчёты руководителю
Для учеников и родителей
Свои уроки ученик проверяет в приложении школы
Приложение школа подключает за отдельную плату. Войти в него может тот, чей номер телефона записан основным в карточке ученика.
- Будущие, прошедшие и пропущенные уроки
- Остаток по активному абонементу
- Напоминание от школы перед уроком
- Запись на уроки из расписания школы
- Отмена записи, если школа разрешила
- Отзыв о прошедшем уроке
Когда у школы несколько адресов
В расписании администратор переключается между адресами и находит, где свободен кабинет с роялем. Струны и учебники ведут одним списком и переносят между складами адресов без денежных операций.
Цена и начало работы
Что входит в цену и что подключают отдельно
Преподаватели в расчёт не входят, поэтому совместители на несколько часов в неделю цену не увеличивают. Платят за учеников, у которых был урок за последние 30 дней. Бесплатный уровень рассчитан на школы с небольшим числом учеников.
- Отчёт «Показатели работы с клиентами» доступен с уровня «Стандартный»
- Личный кабинет ученика, приложение, телефония, чаты и интеграции оплачиваются отдельно
- При оплате сразу за год подписка и опции обходятся на 20% дешевле
Как подготовить школу к переходу
Специалисту Go-CRM, который готовит систему, понадобятся прайс школы, список кабинетов с инструментами и длительности уроков по направлениям.
-
У каждого направления своя услуга
Для вокала, фортепиано и сольфеджио задают свою длительность урока. Услуге отмечают кабинеты, где идут её уроки, и в другом кабинете эту услугу в расписании не выбрать.
Названия услуг и кабинетов школа выбирает сама
-
Абонементы на уроки и ансамбли
Индивидуальные абонементы и абонементы ансамблей создают отдельно. Число уроков, срок и цену берут из прайса, ставки преподавателей — из нынешних договорённостей.
Срок абонемента можно считать с покупки, первого урока или начала месяца
-
Остатки уроков и постоянное время учеников
Учеников команда Go-CRM загружает из файла; история прошлых уроков и оплат остаётся вне системы. Администратор вносит каждому оставшиеся индивидуальные уроки и уроки ансамбля и планирует его постоянное время.
Файл заполняют по шаблону Go-CRM
-
Преподаватель начинает со своих уроков
Совместителю в календаре показаны его уроки. Показывать ли преподавателям расписание коллег, решает школа. Отмечать учеников и писать комментарий к уроку преподавателей учит специалист Go-CRM.
Срок, в который можно исправить отметку, задаёт школа
Вопросы после запуска — в поддержку: 8 800 300-78-95 · start@go-crm.ru
Частые вопросы про уроки, оплату и приложение
Можно ли вести только индивидуальные уроки, без групп?
Можно. Индивидуальный урок в Go-CRM — обычное занятие в расписании с одним учеником, и групп в школе может не быть совсем. Если позже появится ансамбль, его уроки встанут в то же расписание.
Уроки у нас по 45 и по 60 минут. Как это учесть?
Длительность урока задаётся в услуге, и в конкретном уроке её можно поправить. Один из способов — две услуги, например «Вокал, 45 минут» и «Вокал, 60 минут», со своими абонементами.
Ученик ходит на вокал, фортепиано и сольфеджио. Сколько нужно абонементов?
Если вокал и фортепиано идут индивидуально, их можно оплатить одним индивидуальным абонементом на обе услуги. Для группы сольфеджио продают групповой абонемент: тип у абонемента один, групповой или индивидуальный.
Ученик не пришёл и не предупредил. Урок пропадает?
Преподаватель отмечает пропуск и по правилам школы списывает урок с абонемента или оставляет его на балансе. Причину пропуска, если она известна, пишут тут же в журнале.
Как платить преподавателю, который приходит на несколько часов в неделю?
Совместителю можно назначить почасовой оклад. Если удобнее платить за уроки, ему задают сдельные ставки по услугам, как остальным преподавателям, и в расчёт идут только проведённые уроки.
Может ли ученик сам перенести урок в приложении?
Переносит урок администратор по просьбе ученика. В приложении ученик может отменить запись, если школа это разрешила, и записаться на другой урок, который уже стоит в расписании.
Можно ли раздать ученикам ноты и вести прокат инструментов?
Если у школы подключён личный кабинет, ноты можно выложить файлом для нужной группы, например ансамбля, и её участники найдут их там. Учёта и проката инструментов в Go-CRM нет.
Преподаватель уходит из школы. Что будет с его учениками?
Карточки учеников, их абонементы и история уроков остаются в Go-CRM, а учётную запись преподавателя блокируют. Уроки у нового преподавателя планируют из карточки ученика, как при первой записи.
Демо-школа на тестовых данных
Как перенести в Go-CRM постоянное время ваших учеников?
В демо-школе работу проверяют без настоящих учеников, а перенос ваших — с их постоянным временем и остатками уроков — обсуждают со специалистом Go-CRM на консультации.
Состав демо-школы
- Сегодняшние уроки, на которые записаны тестовые ученики
- Стартовые абонементы для первой продажи
- Два сотрудника для уроков
- Название, адрес и формат занятий вашей школы
Школе без ансамблей подойдёт формат «Только индивидуальные».