Хоккей, футбол, единоборства

CRM для спортивных центров и школ

Go-CRM помогает спортивной школе вести расписание тренировок, учитывать посещаемость и абонементы, считать зарплату тренеров и видеть доходы и расходы. Отметка «пришёл» в журнале сразу списывает тренировку с абонемента.

Расписание групп строят с учётом графика тренеров и залов
Тренер по борьбе сразу видит, кто из группы пропускает
Отчёты покажут зарплату тренеров и прибыль школы за месяц

Получить консультацию

В демо-системе с названием вашей школы откройте тренировку и отметьте, кто пришёл

Более 650 компаний ведут учёт в Go-CRM

Тренер детской спортивной школы на катке с тремя детьми: двое в хоккейной форме и один в кимоно; рядом условное расписание тренировок по двум помещениям, отметки посещаемости и остаток абонемента

Как организовать расписание тренировочных групп и тренеров? Как это видно в Go-CRM ↓ Как следить за сроками абонементов и вовремя связаться с родителями? Как это видно в Go-CRM ↓ Как считать зарплату тренеров и видеть доходы, расходы и прибыль? Как это видно в Go-CRM ↓

Ответы зависят от того, как устроена школа: как набирают группы, сколько тренеров выходит на тренировку, что родители покупают кроме абонемента.

Особенности работы спортивной школы

Группы по годам рождения

Перед набором в группу «2016» администратор находит в общем списке детей этого года рождения. Название группы школа выбирает сама.

Пояс и возраст в названии группы

В школе единоборств группу можно назвать «Жёлтый пояс, 8–10 лет». В карточке группы видно, сколько детей записано из максимума.

Подкатки в дополнение к группе

Подкатку ставят в то же расписание, что и тренировки группы. Остаток по ней считается отдельно от группового абонемента.

Помощник на льду и тренер вратарей

На тренировку можно назначить тренера и помощника, а вратарю в той же группе — отдельного тренера.

Мама гимнастки спрашивает об успехах

Если школа публикует итоги тренировок, тренер пишет итог, и мама читает его в приложении. В карточке ребёнка можно вести журнал рейтингов.

Форма и экипировка на складе школы

Администратор продаёт родителям форму и видит, сколько её осталось. Если в филиале закончились гамаши, их переносят со склада другого.

Будни спортивной школы

Как проходит сезон школы в Go-CRM

Для примера взяты футбольная академия, хоккейная школа и секция дзюдо. У вас группы и залы будут называться по-своему, но порядок работы тот же.

От первой заявки до регулярных тренировок

Как бывает: В сентябре заявки идут с сайта, из ВКонтакте и по телефону. Папа написал в субботу: сын хочет в футбол. К понедельнику сообщение затерялось в переписке.
В Go-CRM: Сообщение из ВКонтакте попадает в список новых заявок. Администратор уточняет год рождения, подбирает группу «2019» и записывает мальчика на пробную тренировку. В расписании она отмечена, и тренер ждёт новичка.
На практике: По правилам школы после пробной администратор получает задачу позвонить папе. Мальчик приходит на вторую тренировку, и администратор продаёт папе абонемент на восемь тренировок.

В отчёте видно, на каком шаге семьи уходят и сколько пробных заканчиваются абонементом

Канбан заявок Go-CRM: колонки «Первый контакт» и «Зарегистрирован», карточки заявок из ВКонтакте и с сайта с демонстрационными именами — Новые заявки с сайта и из ВКонтакте

Расписание тренеров и спортивных групп

Как бывает: У школы четыре тренера и шесть групп. Лёд арендован с 7:00 и после 15:00, зал ОФП свой, а расписание ведут в таблице, понятной только администратору.
В Go-CRM: Лёд и зал в системе — два помещения, у каждого своё расписание. Тренировки группы ставят на месяц вперёд и на каждую назначают тренера. Если тренировка выпадает на нерабочее время тренера, система предупредит.
На практике: Тренер заболел: администратор открывает расписание по тренерам и назначает на его тренировки другого.

Расписание показывает, кто из тренеров где работает, и группы не переполняются

Схема расписания дня по помещениям: на льду группы 2016 и 2017 с тренерами утром и подкатка днём, в зале ОФП группы 2018 и 2016 вечером — Расписание дня по льду и залу

Когда ребёнок начинает пропускать

Как бывает: Мальчик из группы дзюдо пропустил три тренировки подряд. Об этом знает только тренер, а администратор узнаёт, когда мама отказывается продлевать абонемент.
В Go-CRM: Тренер отмечает «пропустил» с причиной, и по правилам школы три пропуска подряд подсвечиваются. Дети, которые не ходят дольше принятого срока, попадают в список для звонков, и администратор записывает итог разговора.
На практике: Администратор звонит маме: мальчик болел, вернётся в понедельник. Остаток в журнале выделен: до конца срока меньше 14 дней. Администратор сразу предлагает продлить.

О продлении говорят с мамой до последней тренировки по абонементу

Схема: тренер отмечает пропуск, три пропуска подряд подсвечиваются, остаток выделен за 14 дней до конца срока, администратор предлагает продлить абонемент — От пропуска до продления абонемента

Зарплата тренеров и деньги школы за месяц

Как бывает: У старшего тренера оклад, у тренера младших групп оплата по числу детей, за подкатки и пробные свои ставки. В конце месяца всё это пересчитывают по тетради.
В Go-CRM: Эти ставки задают один раз, и дальше в расчёт идут только проведённые тренировки. Отчёт о зарплате за месяц собирается сам и выгружается в Excel.
На практике: Аренду льда, зарплату и форму проводят по своим статьям. Отчёт об оборотах показывает выручку, расходы и прибыль. В другом отчёте видны оплаченные, но не проведённые тренировки.

Руководитель отличает прибыль месяца от денег за тренировки, которые ещё впереди

Схема: ставки тренера по типам тренировок, только проведённые занятия, отчёт о зарплате с выгрузкой в Excel, статьи расходов, отчёт об оборотах и отчёт о неотработанных оплатах — Ставки тренера, зарплата и деньги за месяц

Поручения тренерам и сообщения родителям

Справки к сборам до пятницы

Тренеру группы «2017» ставят задачу с крайним сроком и привязкой к группе. Если к пятнице справок нет, руководитель видит задачу просроченной.

Тренировку на поле отменили из-за дождя

Администратор отправляет сообщение всей группе из системы, и родители узнают об отмене в SMS, мессенджере или приложении. Звонить каждой семье не нужно.

Мест на тренировке не осталось

Ребёнка, которому подходит только это время, ставят в очередь на тренировку. Когда место освобождается, администратор отправляет семье предложение записаться.

Назначьте тренера на сегодняшнюю тренировку в демо-системе

Так вы увидите, как администратор заменяет заболевшего тренера: открывает тренировку и выбирает другого.

Чем Go-CRM помогает команде школы и руководителю сети

Руководитель школы

Следит за деньгами школы и работой команды

Доходы и расходы
Работа администраторов
Неотмеченные тренировки

Администратор

Записывает детей и напоминает о продлении

Заявки и пробные
Запись в группы
Сообщения родителям

Тренер

Отмечает, кто пришёл на тренировку

Группы и тренировки дня
Причины пропусков
Задачи с крайним сроком

Руководитель сети

Делит доступ, чтобы школы не видели чужих детей

Доступ к школам и залам
Доступ к кассе по ролям
Регламенты и тесты

Разделы Go-CRM с подробным описанием Клиенты и заявки Расписание и группы Абонементы и оплаты Сотрудники и зарплата Отчёты для руководителя

Опыт клиентов

Школа хоккея ICE DAY

Хоккейная школа

Задача

Школа росла, группы набирались, и следить за записью детей стало невозможно.

Что настроили

Школа работает в Go-CRM и подключила для родителей мобильное приложение.

Что изменилось

По словам владельца, система помогает сводить отчёты, следить за тренировками и за движением денег в компании.

Выбрали Go-CRM, потому что школа растёт, группы набираются, было нереально следить, записываться. Go-CRM порекомендовал бы всем, у кого бизнес строится на абонементах (спортивным секциям). Огромная благодарность и за мобильное приложение, что и было нам нужно.
Остап Кривченко, владелец школ хоккея ICE DAY и Яуза Sharks

Приложение для родителей

Родителям не нужно звонить, чтобы узнать время тренировки

Родители гимнастки проверяют расписание и остаток абонемента в телефоне, и администратору реже звонят с такими вопросами. Приложение выходит под названием и значком школы и подключается отдельно.

Расписание тренировок на месяц вперёд
Запись на тренировку по правилам школы
Остаток и срок абонемента
Покупка нового абонемента онлайн
Напоминание накануне тренировки
Новости школы и ответы на вопросы
Тренеры с фото и описанием
Несколько детей на одном номере

Как устроено приложение для родителей →

Экран «Профиль» в приложении школы: специалисты, о центре, документы и правила, абонементы и оплата, новости, уведомления и переключатель между детьми

Экран чата с центром в приложении школы: напоминания о занятии на завтра и поле для сообщения администратору

У каждой школы сети свои дети, тренеры и касса

Школы могут работать от разных юридических лиц, в том числе франчайзи. Доступ сотрудникам открывают по школам, а руководитель сети видит отчёты каждой школы и сводный отчёт на уровне «Максимальный».

Сети, франшиза и роялти в Go-CRM →

Стоимость и переход

Стоимость Go-CRM зависит от числа активных учеников

Активные — это ученики, которые были на тренировках за последние 30 дней. За тренеров, администраторов и филиалы отдельно не платят. Летом, когда часть групп отдыхает, активных меньше, и уровень может стать ниже.

Для небольших секций есть бесплатный уровень
Приложение, чаты, телефония, личный кабинет и интеграции с сайтом и ВКонтакте — платные опции
При оплате за год действует скидка 20%

Посмотреть уровни и цены

Первые шаги школы в Go-CRM

Настройку и обучение проводит специалист Go-CRM, их условия и сроки обсуждаются на консультации.

Руководитель и администратор смотрят демо

В демо-системе уже идёт обычный день школы с тестовыми детьми. На консультации специалист расскажет, как в системе будут устроены ваши группы, помещения и ставки тренеров.

Демо-систему можно создать прямо на этой странице
Группы и расписание настраивают под вашу школу

Вместе со специалистом создают помещения школы, группы с максимумом детей, абонементы и ставки тренеров. Затем тренировки групп ставят в расписание.

Ставки тренеров лучше задать до первого расчёта зарплаты
Купленные абонементы продолжают действовать

Анкеты воспитанников и телефоны родителей команда Go-CRM переносит из вашего файла. Остаток по каждому действующему абонементу администратор вносит сам, и ребёнок ходит дальше без новой покупки. История посещений в систему не попадёт.

Оплаты прошлых сезонов тоже остаются в старом учёте
Сотрудники учатся и начинают работать в системе

Обучение начинают с администратора: на нём запись, оплаты и звонки родителям. Тренеру сначала достаточно после тренировки отметить в журнале, кто пришёл, и записать причину пропуска. Отчёты руководителя разбирают после первого месяца.

Поддержка отвечает семь дней в неделю

Вопросы после запуска — в поддержку: 8 800 300-78-95 · start@go-crm.ru

Что ещё важно знать руководителю спортивной школы

Подойдёт ли Go-CRM небольшой спортивной секции?

Даже с двумя тренерами нужно помнить остатки абонементов, замечать пропуски и считать зарплату. Если активных учеников немного, секция работает на бесплатном уровне: в нём есть расписание, журнал, абонементы и расчёт зарплаты. Отчёты о новых учениках и неотработанных оплатах открываются с уровня «Стандартный».

Есть ли в Go-CRM что-то специально для хоккея?

Отдельных хоккейных функций нет, школа работает с общими возможностями Go-CRM. Лёд и зал — это помещения школы со своим расписанием, группы называют по годам рождения, а подкатки — индивидуальные тренировки.

Как совместить в расписании групповые тренировки и подкатки нескольких тренеров?

Все тренировки стоят в общем расписании, которое можно смотреть списком, по помещениям, по тренерам и на месяц. Тип тренировки, групповая или индивидуальная, выбирают при записи ребёнка.

Можно ли открыть журнал с телефона?

Go-CRM работает в браузере, поэтому журнал открывается с любого устройства, в том числе с телефона, и устанавливать ничего не нужно. Отметить детей может тренер, если у него есть доступ к журналу, или администратор.

Как поступить с абонементом, если ребёнок сломал руку и месяц не ходит?

Абонемент замораживают на время лечения: это может сделать администратор, а разморозится он сам в назначенный день. Если пропуск короткий, школа может не списывать тренировку или добавить бесплатную взамен с указанием причины. Когда и с какой группой ребёнок отработает, решает администратор.

Можно ли у разных тренеров считать зарплату по-разному?

Общие ставки действуют для всех, личные задают конкретному тренеру. К оплате можно добавить надбавку за проданные абонементы. Администраторам назначают оклад за смены и премию за план. Учтите: новая ставка меняет расчёт в отчёте о зарплате и за прошлые месяцы, поэтому отчёт перед её изменением лучше выгрузить.

Могут ли родители написать в школу или оценить тренировку в приложении?

Да, если школа подключила чат: родители пишут администратору прямо из приложения, у каждого ребёнка своя переписка. После тренировки родитель может поставить ей оценку и оставить комментарий. Перенести запись или оплатить долг в приложении нельзя, это делает администратор. Приложение работает на Android и iOS.

Если школ несколько, переносить их в Go-CRM все сразу?

Не обязательно. Школы можно подключать по очереди, по мере того как готова база каждой. Правила работы для тренеров и администраторов сохраняют в Центре знаний вместе с тестами, и сотрудники новой школы будут учиться по ним. Результаты тестов руководитель видит в отчёте.

Перед выбором системы

Оцените систему на задачах своей школы

Представьте, что мама пришла продлить абонемент после тренировки: найдите в демо тестового ребёнка и продайте ей новый. Вопросы о переносе базы и нескольких школах задайте на консультации.