Электронный журнал

Вкладка "Электронный журнал" находится на главной странице системы.

Уровень доступа: региональный директор, администратор, инструктор, хозработник

Основные задачи, которые решает функционал Электронный журнал:

1. Автоматизация учебного процесса — замена бумажных журналов на цифровые, упрощение ведения учета успеваемости и посещаемости.
2. Улучшение коммуникации — оперативный обмен информацией между специалистами и администратором.
3. Аналитика и отчетность — генерация данных для оценки работы с клиентом, выявления проблем.

Электронный журнал является ежедневным автоматизированным отчетом о клиентах, занятиях и денежном обороте. На странице выводятся клиенты, которые внесены в расписание на указанное время и сгруппированы по помещениям. В горизонтальной строке:

• ФИО клиента;
• Сумма покупки;
• Общая сумму долга;
• Количество оставшихся занятий;
• Дата следующего занятия.

Также можно просмотреть отчет, выбрав нужную дату:

Увеличить

На текущий момент можно настроить вид отображения групп в Электронном журнале:

1. вариант - Группы свернуты в электронном журнале.

Увеличить

1. вариант - Группы развернуты с электронном журнале:

Увеличить

Нажав на имя клиента можно просмотреть его подробную анкету. В строке клиента имеется 3 кнопки для оплаты и денежного контроля. При нажатии на кнопку "Монетки" можно выбрать услугу/товар (добавив позицию), количество, сумму и провести оплату. Нажав на кнопку "ОК"  при необходимости, можно указать причину задолженности по оплате, если у клиента нет занятий на балансе.

В колонке Обратная связь - Администратор или специалист может оставить комментарий по текущему занятию у клиента. Комментарии администраторов будут отображаться в графе Комментарии в Карте клиента. Обратная связь от специалистов будет дублироваться в Итоги Занятия (Карта клиента - История)

Увеличить

Увеличить

Кнопка "ПРОПУЩЕНО" - причина пропуска занятия (если отметить пропуск у клиента до времени начала занятия, то в расписании этот клиент будет зачёркнут). Когда у клиента нет абонемента и в системе разрешено списание в долг в общих настройках.

Увеличить

Если у клиента есть абонемент, то система покажет модальное окно, в котором можно выбрать абонемент для списание занятия (Клиент пропустил - занятие "сгорело"), либо можно указать "не списывать"(такое занятие останется на балансе клиента)

Также есть возможность указать компенсацию в счет пропущенного занятия. (Как настроить см. статью Компенсация)

Увеличить

В электронном журнале можно менять отметки о посещении или пропуске занятия. По умолчанию время на смену отметки - 3 суток (возможно изменить в Настройки - Общие настройки). В целом возможность отменять отметку о посещении регламентировано правами доступа отдельных категорий сотрудников (Ролей)

Если в конце дня не закрыть смену, она закроется автоматически.

Если отметки не проставить, а смена закроется автоматически, то отметки, о посещении или пропуске занятия, проставлены не будут, все отметки останутся как есть. Далее в течение установленного срока еще будет возможность их изменить за прошедшее число.

Если при ручном закрытии смены не всем проставлены отметки, директору дополнительно в задачнике может автоматически ставится задача со списком клиентов, кому за сегодня не проставили отметку(настройку также можно вкл/выкл).

В графе обратная связь можно оставить/посмотреть комментарий. Для добавления комментария нажимаем кнопку "+", для просмотра кнопку "Лупа".

В электронном журнале после нажатия на кнопку "Ок" или "Пропущено" появляется модальное окно с выбором абонемента (из числа тех, которые были куплены клиентом и привязаны к услуге, по которой проводится занятие) - занятие спишется с выбранного абонемента. При этом, занятия не будут списаны с абонементов, которые были куплены в другой компании (например, в городе два центра, которые принадлежат разным юридическим лицам и, соответственно, в Go-CRM привязаны к разным компаниям - в этом случае по купленному в одном центре абонементу нельзя будет списать занятия в другом центре).

В столбце "Количество оставшихся занятий" выводится суммарный остаток по всем абонементам в рамках той услуги, на которую записан клиент, в скобках количество дней до ближайшего срока окончания абонементов по всем услугам, а при наведении появляется подсказка с остатком по каждому абонементу с группировкой по услугам. Когда до конца срока действия абонемента остаётся 14 дней, то остаток становится красным.

Увеличить

По истечению срока действия абонемента у клиента обнуляется остаток занятий, а в карточке клиента во вкладке "История событий" появляется запись: "Закончился срок действия услуги <название услуги>. Списано <количество> занятий", также указывается дата и время действия.

Из Электронного журнала также возможно перейти в Расписание для выбора даты следующего занятия. Для этого необходимо нажать "Назначить" и откроется окно для выбора даты следующего занятия.

Увеличить

Увеличить

Выбрать "накликиванием" необходимое занятие. Проверить тип услуги, дату, специалиста и Сохранить

Увеличить

Функционал "Успеваемость" в Электронном журнале.

Если в системе подключен функционал Успеваемость, специалисты могут оценивать успеваемость учеников на занятии:

Увеличить

Предварительно необходимо провести настройку функционала в Настройки (шестеренка) - Успеваемость.

При нажатии на Кнопку "Оценка(и)", раскрывается модальное окно, в котором специалист может оставить комментарий и оценку по занятию. Эти данные увидит родитель/клиент в Мобильном приложении/Личном кабинете клиента в графе Итоги занятия.

Увеличить

Увеличить

Увеличить

Преимущества работы в Электронном журнале:

• Сокращение ручной работы администратора и специалистов.
• Повышение вовлеченности специалистов в учебный процесс, работа с клиентами, обратная связь по занятию.
• Оперативное принятие решений на основе данных.

Итог: Электронный журнал решает задачи цифровизации центра, упрощая административные процессы и укрепляя взаимодействие участников образовательного процесса.