Группы

Раздел "Группы" можно найти на основной странице системы справа внизу.

Увеличить

Уровень доступа: региональный директор, администратор, инструктор

Задача функционала Группы:
Управление учебными группами: создание групп клиентов, редактирование, планирование занятий с настройкой периодичности, интеграцией инструкторов и помещений, отслеживание посещаемости и финансов.

В списке показаны:

• Дата и время создания/изменения группы;
• Название группы;
• Численность группы;
• Заметки;
• Действие (редактировать);

Увеличить

Для создания новой группы, необходимо нажать кнопку " Создать новую группу", далее внести следующие данные:

• Название группы;
• Максимальное количество человек в группе;
• Доступные услуги (плавание, развитие, плавание мини) отмечаем нужные;
• Клиенты в группе 0/0;
• Заметки
  Сохранить изменения.

Увеличить

Для редактирование группы нажмите на название группы или действие. В карточке группы указана общая информация:

• Информация при создании;
• Информация о занятиях (можно назначить следующее, спланировать);
• Список по оплате и посещению (можно оставить комментарий)
  Есть возможность планирования занятий для группы: При планировании занятий можно выставить определенную периодичность занятий (день, неделя, месяц) и повтор занятий с интервалом от 1 до 7 недель, а так же выбрать удобный для посещений день недели. Таким образом, можно разом распланировать занятия на несколько недель/месяцев вперёд. При планировании система может уведомлять вас, если планируемое занятие попадает на уже существующее индивидуальное занятие - в этом случае будет поставлена задача администратору на ручную корректировку занятия.
  Директор может планировать занятия за прошедшее время.

Увеличить

Увеличить

При включении настройки "Инструктор привязывается ко времени занятия" появляются выпадающие списки:

• Тип занятий (появляется, если есть не привязанные к типам занятий услуги);
• Инструктор, который будет установлен на все планируемые занятия.
  Система выдаст ошибку, если:
• в указанное время центр не работает;
• в указанное время стоит бронь;
• в занятии набрано максимальное количество человек или максимальное количество человек будет превышено после планирования;
• в настройках занятия отмечен чек-бокс "никого не добавлять на занятие";
• клиент уже записан на данное занятие.
  В этих случаях, система предложит заменить помещение, дату и время занятия. Есть возможность выгрузить в формат Excel (CSV) таблицу со списком клиентов и данными по покупкам, посещениям и комментариям, а также название группы и типы занятий группы. Для этого необходимо нажать кнопку “Сохранить в файл”. На компьютере сотрудника откроется файл с полями: ФИО, Оплатил, Последняя оплата, Остаток, Посетил, Пропуск, Перенос, Эл.почта, Комментарий. Номер телефона , Доп. номер телефона, Дата рождения, Дополнительное поле 1, Дополнительное поле 2.... Дополнительное поле n+1. Где все дополнительные поля, это все дополнительные поля из карточки клиента.

В Карточке группы вы можете поставить занятия в параллельных кабинетах. Параллельная работа с помещениями - это назначения одного занятия в разных помещениях (Кабинетах), когда в одном помещении занятие считается основным, а во втором помещении создается бронь. Такое планирование занятий бывает необходимо, когда мы проводим занятие в кабинете №1, но в это же время на занятии присутствуют клиенты из кабинета №2 (например, по видеосвязи). Для подключения настройки обратитесь в техническую поддержку.
**Подробную информацию о занятиях группы вы можете узнать в разделе "Запланированные занятия", здесь отображаются назначенные даты посещения для данной группы, где указано:- Дата (директор может выбрать прошедшую дату);

• Время;
• Тип услуги;
• Центр посещения;
• Кто назначил;
• Когда назначил;
• Инструктор.
  Можно отменить занятия, выбрав их галочкой

Увеличить

История включает в себя историю посещений, историю финансов и историю событий. История посещений показывает список посещенных или не посещенных занятий. В списке:

• Дата;
• Время;
• Клиент;
• Действие;
• Сотрудник.

Увеличить

История финансов показывает оплаты клиентов состоящих в группе. В списке:- Дата;

• Время;
• Клиент;
• Действие;
• Сотрудник;
• Количество;
• Сумма

Увеличить

История событий показывает список уже прошедших занятий, в этом списке показаны:

• Дата;
• Время;
• ФИО клиента;
• Действие (например, занятие по плаванию);
• Сотрудник, который добавил;
• Количество;
• Сумма

Увеличить

Вкладка Сообщение. Здесь вся информация по сообщениям , отправленная участникам группы:

Увеличить

Чем полезен раздел Группа ?

• Объединение и систематизация клиентов;
• Автоматизация планирования занятий группы (недели/месяцы вперёд), опираясь на возможность проведения занятия, загрузка помещений и прочее..
• Удобный учёт посещений, последних оплат, последних комментариев.
• Гибкость: параллельные кабинеты, настройка услуг, экспорт данных в Excel.
• Прозрачность: история событий, финансы, посещения, уведомления.

Если кратко, то здесь удобно сформировать группы клиентов по типам услуг, ставить всех участников группы всех вместе на занятия. Вести отчет посещаемости по группе, вести анализ работы с группой.

Итог:
Оптимизация управления группами за счёт инструментов планирования, аналитики и отчётности, снижение ручной работы, повышение точности и эффективности учебного процесса.