Движение денег

Вкладка Движение денег находится на главной странице системы.

Уровень доступа: региональный директор, администратор, инструктор, хозработник.

Данный раздел нужен для отображения всех финансовых операций в системе. 

Задачи функционала "Движение денег"

1. Централизованный учет финансовых операций
   — Отображение всех денежных транзакций (приход/расход) в системе, включая операции из раздела "Продажа".
   — Фиксация информации об открытии/закрытии смены и ответственном сотруднике для каждой операции.

2. Контроль текущего баланса
   — Показ остатка денег в кассе (наличные/безналичные) в реальном времени в верхнем правом углу.

3. Управление транзакциями
   — Проведение операций (внесение/выдача денег) с указанием типа (хозрасходы, зарплата, аренда и др.), суммы, комментария и прикрепления документов (для расходных операций).
   — Проверка корректности ввода суммы.
   — Возможность отмены операций в течение открытой смены (только для суперпользователя и регионального директора).

4. Гибкость в работе с датами
   — Внесение транзакций за предыдущие периоды (только для определенных типов операций, например, зарплата, аренда).
   — Фильтрация операций по дате, типу (приход/расход), счету (наличный/безналичный) и категории.

5. Настройка доступа и видимости
   — Ограничение прав для инструкторов и администраторов (отключение доступа к разделу, отдельным операциям или скрытие транзакций).
   — Кастомизация типов операций через справочник (доступно суперпользователю и региональному директору).

6. Интеграция с отчетностью
   — Автоматическое отражение операций в отчетах ("Финансовые показатели", "Показатели сотрудников").

Обращаем ваше внимание, без Открытой смены совершение финансовых операций в центре невозможно. 

Информация об открытии/закрытии смены и ответственном сотруднике будет в записи операций. В разделе сохраняются записи о всех совершенных операциях, в том числе из раздела Продажа.

Права доступа:

• Возможно отключить доступ к Движению Денег можно для инструктора в общих настройках
• Возможно отключить доступ к проведению отдельных транзакциям для Инструктора и Администратора.
• Возможно отключить видимость некоторых транзакций в Движении денег для сотрудников центра.

Движение денег

Переходим к движению денег. В верхнем правом углу показано количество денег в кассе: на наличном и безналичном счету на данный момент

Увеличить

Транзакции (+ внесение денег в кассу, - выдача денег):

• Хозрасходы -
• Зарплата -
• Инкассация -
• Деньги для размена +
• Возврат недостачи в кассу +
• Ошибочная продажа -
• Аренда - (оплата за аренду)
• Коммунальные платежи -
• Закупка товаров для продажи -
• Закупка расходных материалов -
• Добавление товаров (материалов) -
• Убавление товаров (материалов) -
• Перенос товаров (материалов) -
• Возврат долга центром клиенту -
• Возврат долга клиентом центру +
• Не было сдачи - Клиент дал денег в долг центру +
• Не было сдачи - Даем в долг клиенту -
• Расходы на рекламу -
• Бухгалтерские расходы -
• Оплата за систему -
• Доходы от аренды +
  (Можно расширить список транзакций (операцию может осуществить суперпользователь и региональный директор) в Настройки - Справочник типов денежных операций.)

Любая транзакция будет отображаться в движении денег в виде списка. Проводить любые транзакции при закрытой смене запрещено. Уже проведённую транзакцию можно отменить за текущий день, если открыта смена. Сделать это может суперпользователь или региональный директор. После закрытия смены отменить транзакцию невозможно. Отменённая транзакция по-прежнему будет отображаться в разделе “Движение денег”, но будет иметь статус “Отменена” и не будет учитываться в формировании отчётов.

Увеличить

Для начала работы нужно указать фамилию клиента (для оплаты долгов) или инструктора (для выдачи зарплаты).
В транзакции указываем действие (например, ошибочная продажа), далее сумму операции и комментарий, нажимаем "отправить". 
В поле ввода суммы транзакции проходит проверка на наличие копеек. Если сумма указана с копейками, система не проведёт транзакцию, а выдаст предупреждение о необходимости округлить сумму.

Увеличить

При совершении операции вы можете указать Комментарий. Например, возможно указать комментарий при выдаче зарплаты сотрудникам.

Увеличить

В Движении денег вы также можете прикрепить документ. Обращаем ваше внимание, документ можно добавить только на на расходных "-" операциях. Например, вы можете прикрепить чек с магазина при покупке расходных материалов в ваш центр.

Увеличить

Вы сможете просмотреть прикрепленный документ.

Увеличить

Увеличить

Также информация о проведенной операции отобразится в Отчетах - Финансовые показатели.

Увеличить

Для двух операций (зарплата и начисление/возврат долгов) необходимо дополнительно выбрать Сотрудника или Клиента.

ВАЖНО: Можно открыть операции за другое число. Для этого открываем и выбираем дату. Выбираем необходимые операции (все, расход или приход) и счета (все, безналичный, наличный). Нажимаем “выбрать”. Формируется список выбранных категорий.

Увеличить

Категории оплаты

В системе есть разные Категории счета и после проведения транзакции операция будет записана на наличный/безналичный расчет и выбранную категорию.

Увеличить

Также есть возможность просмотреть операции по конкретному счету и категории.

Увеличить

Подробнее о создании категории вы можете узнать в статье Категории оплаты

Внесение транзакций за предыдущий период

Также через Движение денег возможно внести Транзакции за предыдущий период. Это бывает необходимо, когда нужно отразить какие-либо расходы в прошлом месяце. Для этого необходимо выбрать одну из доступных операций:

• Хозрасходы
• Зарплата
• Расходы на аренду
• Коммунальные платежи
• Бухгалтерские расходы
• Расходы на рекламу
• Оплата за систему
• Доходы от аренды
• Налоги
  Например, выдачу зарплаты сотрудникам за прошлый месяц. Для этого выбираем Сотрудника, указываем Транзакцию, Сумму, Счет и Дату.

Увеличить

Далее нажимаем «Отправить». Теперь мы видим, что за текущий период 09.08.2021 отображается транзакция за 30.07.2021. Чтобы операция отразилась 30.07.2021 нам необходимо закрыть смену, при этом баланс кассы уменьшится на сумму транзакции.

Увеличить

Далее повторно открываем смену. Переходим в Движение денег. Выбираем дату в календаре.

Увеличить

Далее в истории находим нашу операцию.

Увеличить

Также эту информацию мы можем посмотреть в Отчетах.
Выбираем Отчеты - Финансовые показатели – Отчет об оборотах – Период

Увеличить

Увеличить

Также переходим в отчет Показатели сотрудников – Отчет о действиях сотрудников – Выбираем дату.

Увеличить

Видим в истории операцию по выдаче денежных средств

Увеличить

Польза функционала "Движение денег"

1. Для регионального директора и администратора
   — Полный контроль за финансовыми операциями центра, включая отмену ошибочных транзакций и проверку истории. — Прозрачность в учете средств: видимость всех операций, остатка кассы и ответственных сотрудников.
   — Аудит и отчетность: данные автоматически попадают в отчеты, упрощая анализ доходов/расходов.

2. Для администраторов/специалистов
   — Упрощение рутинных задач: быстрый ввод операций (например, зарплата, закупка материалов) с возможностью добавления комментариев и документов.
   — Гибкость: работа с операциями в рамках разрешенных прав (например, инструктор может фиксировать хозрасходы, если доступ разрешен).

3. Для всех
   — Снижение ошибок: проверка сумм (без копеек) и запрет операций при закрытой смене исключают некорректные записи.
   — Документальное подтверждение: прикрепление чеков к расходам (например, закупка материалов) упрощает взаимодействие с бухгалтерией.
   — Исправление прошлых данных: возможность внесения операций за предыдущие периоды без нарушения текущего учета для части операций.