Управление абонементами в системе Go-CRM
Содержание7 разд.
Уровень доступа: региональный директор
Система позволяет создавать абонементы на каждый вид занятий. Основные направления по услугам создаются в настройках раздела "Города", далее их можно отредактировать в разделе "Центры". К уже действующим абонементам можно "подключать" новые услуги. Для того, чтобы создать новый абонемент или отредактировать существующий необходимо зайти в настройки (шестерёнка) и выбрать раздел "Абонементы"
Создание абонемента
Нажимаем кнопку "Создать абонемент"
- Вводим название абонемента. (Пример: "Растяжка 12 инд. занятий", "Плавание безлимитный 1 мес"и прочее);
- Выбираем тип (групповой, индивидуальный, сплит);
- Указать количество занятий в данном абонементе, если будет указано “0”, то абонемент станет безлимитным, т.е. доступным на неограниченное количество занятий в рамках указанного срока действия абонемента (срок действия указывается ниже);
- Пропуски без списания. При необходимости в абонемент можно включить несколько занятий, которые можно "безболезненно" пропустить, без предоставления справок, без штрафов. Обычно абонементы, которые содержат в себе запланированные пропуски стоят дороже, чем стандартные абонементы;
- При необходимости отметить Чек-бокс Разрешить указывать количество занятий в абонементе при продаже. Эта опция нужна для того, чтобы при продаже можно было быстро своевременно поменять количество занятий в абонементе. (Пример: занятия проходят раз в неделю по субботам - обычно это 4 занятия в месяц, но иногда бывает, что в месяце 5 суббот = 5 занятий, в таком случае уже при продаже такого абонемента можно изменить количество занятий);
- Данный чек-бокс "не менять стоимость абонемента при изменении числа занятий". Отметить чек-бокс - если стоимость абонемента не меняется при корректировке количества занятий;
- “Общий абонемент” (семейный абонемент). Если отмечено, то абонементом смогут пользоваться все клиенты из вкладки “Семья”. Это общий абонемент на Семью. Такой абонемент будет отображаться у всех членов "Семьи";
- Чек-бокс Разрешить повторную продажу абонемента. Если выключено, то повторная продажа абонемента клиенту будет запрещена. (Например для пробных занятий, чтобы не продавать их повторно);
- Доступ в центре. Если отмечено, то абонемент будет доступен для продажи в CRM в конкретном отмеченном галочкой центре. Если не выбран ни один центр, то абонемент будет доступен для продажи во всех центрах города.
10. Показывать в мобильном приложении и ЛК (личный кабинет). Если отмечено, то абонемент будет доступен для покупки из мобильного приложения и ЛК.
11. Внести описание абонемента для отображения в МП/ЛК;
12. Указать стоимость абонемента;
13. Указать минимальную стоимость одного занятия из абонемента. При продаже абонемента в долг система выдаст сообщение о том, что аванс клиента должен быть не меньше указанной здесь стоимости. Если сумма не указана, то система автоматически рассчитает стоимость занятия по формуле: стоимость абонемента/количество занятий;
14. Надбавка к зарплате при продаже в % или Р (рублях/валюте системы), будет учитываться при расчете зарплаты администратора. Если администратор продает данный абонемент со своего аккаунта (со своей учетной записи), то надбавка за продажу будет добавлена к заработной плате Администратора (см. Отчет о зарплате);
15. Надбавка к зарплате при продаже в % или Р (рублях/валюте системы), будет учитываться при расчете зарплаты специалиста (тренера/педагога). Если специалист проводит продажу данного абонемента со своего аккаунта (со своей учетной записи), то надбавка за продажу будет добавлена к заработной плате специалиста (см. Отчет о зарплате);
16. Данное поле относится к функционалу Программа Лояльности (Настройки(шестеренка) - Программа Лояльности). Если в вашем центре предусмотрена бонусная система, в этом поле можно установить показатель - сколько клиенту будет начислено Бонусов за покупку данного абонемента;
17. Выбрать услуги, на которые будут распространяться действия абонемента (можно выбрать один или несколько). Можно выбрать одну или несколько услуг, на которые будет распространяться действие абонемента. Если не выбрана ни одна услуга, то абонемент будет универсальным (т.е. CRM будет считать, что выбраны все услуги).
(Пример: если отмечен чек-бокс Плавание для взрослых, то с данного абонемента можно будет списать только услугу Занятия для взрослых.);
18. При создании абонементов можно задать его срок действия. Срок, в течение которого можно воспользоваться абонементом. Если указано 0 (или не заполнено), то абонемент будет бессрочным. Если указана цифра больше 0, то по окончанию указанного срока остатки занятий у абонемента обнулятся.
В первом поле можно указать любой показатель от нуля и выше, напротив показателя необходимо выбрать день/неделя/год. Можно выбрать с какого момента будут действовать абонементы. С момента покупки, с момента списания первого занятия или с начала месяца. Поле блокируется, если срок действия абонемента не указан или указан “0”;
Отметка в чек-боксе "Разрешить устанавливать срок действия абонемента при продаже" позволит во время проведения продажи указать начало и окончание срока действия абонемента для конкретного клиента.
Также при выборе момента, с которого начинает действовать абонемент, указав значение "С момента первого списания", есть возможность указать срок автоактивации абонемента. Это срок при котором абонемент сам активируется, даже, если клиент не пришел на занятия и не было списания занятия с абонемента. (Пример: если в поле Срок автоактивации указать 10 дней - это значит, что если в течение 10 дней клиент не пришел на занятие и не было первого списания с абонемента, через десять дней после продажи абонемент активируется сам, то есть через 10 дней начинается точка отсчета срока действия абонемента. )
- Указываем, за сколько дней до окончания срока абонемента будет ставиться Запланированный звонок (Вкладка Мои дела) администратору о необходимости связаться с клиентом для решения вопроса по продлению абонемента. Поле блокируется, если срок действия абонемента не указан или указан “0”;
- Уведомлять клиента до истечения срока действия абонемента не позже чем за: Указывается за сколько дней до окончания срока действия абонемента будет отправляться уведомление клиенту б окончании срока действия абонемента.
- Уведомлять клиента при остатке занятий на абонементе менее: Указывается минимальное кол-во занятий при котором клиенту будет отправляться уведомление об окончании занятий на абонементе. При включенном чек-боксе, появится возможность указать остаток занятий, при котором клиенту будет отправляться уведомление с напоминанием о том, что абонемент заканчивается.
Уведомление клиенту будет отправлено по смс или в мессенджеры (в зависимости от того, какой канал связи подключен в Карточке клиента).
Сохраняем абонемент.
Для редактирования уже существующего абонемента, необходимо выбрать в списке абонементов и нажать на него. При необходимости абонемент можно отправить в архив (тогда он не будет действовать)
Копирование абонемента
Возле каждого созданного абонемента есть иконка копирования. При ее нажатии можно создать копию уже существующего абонемента, с возможностью его редактирования.
Необходимо внести корректировки в название абонемента и его составляющие при необходимости.
При сохранении копии она появляется в списке абонементов в той же категории, что и оригинал.
Удаление абонемента
Для того, чтобы убрать отображение неактуальных абонементов из перечня абонементов, необходимо в строке с таким абонементом нажать кнопку "В архив". Таким образом, абонементы, с которыми сейчас не работаете, пропадут из видимости и не будут подгружаться при продаже.
Если же абонемент необходимо полностью удалить, чтобы его не было ни в актуальных абонементах, ни в архиве, то необходимо использовать полное удаление: во вкладке Архив нажать на красный крестик напростив абонемента, который необходимо безвозвратно удалить. После этой операции восстановление данного абонемента невозможно.
Создание категории
Уровень доступа: суперпользователь
В личном кабинете и в мобильном приложении есть возможность покупать абонементы и оплачивать их онлайн с помощью сервиса Яндекс.Деньги или Тиньков.Банк. Для этого нужно создать категории и "привязать" к ним абонементы.
В каждой категории можно привязать индивидуальный кошелёк, что позволит принимать оплату на разные кошельки в зависимости от категории абонемента.
Автоблокировка абонементов
В системе действует несколько вариантов автоматической блокировки абонементов:
Автоблокировка по календарю
Если в настройках абонемента в разделе "Срок действия" поставлено, что абонемент действует с начала месяца, то после продажи данный абонемент будет автоматически заблокирован и станет активным при достижении первого числа следующего месяца. Автоматическую блокировку можно снять вручную, для этого в окне редактирования абонемента необходимо нажать кнопку "Разблокировать".
Автоблокировка абонементов с истекшим сроком действия
Система автоматически блокирует абонемент, у которого закончился срок действия, но при этом остался положительный остаток занятий на балансе, например, абонемент действовал до конца месяца, но клиент не успел посетить 2 занятия. Чтобы данный абонемент не "сгорел", система его автоматически заблокирует, поставит отметку в карточке клиента и отобразит в специальном отчёте по заблокированным абонементам - в этом случае появится дополнительная возможность связаться с клиентом и решить, что делать с оставшимися занятиями. Автоблокировка абонементов может действовать от 1 до 14 дней (в зависимости от настроек) и после окончания срока пропадет из карточки клиента. Абонементы с истекшим сроком действия можно увидеть в специальном отчете "Заблокированные абонементы", который находится в нижнем разделе системы.
Автоблокировка абонементов по долгу
Автоматическая блокировка действует, если клиенту был продан абонемент не за полную стоимость, а частично, т.е. часть суммы "ушла" в долг, например, абонемент на 5000р. продали за 1000р, соответственно, образовался долг на 4000р. После того, как клиент посетит все занятия на оплаченную сумму (рассчитывается из минимальной стоимости абонемента), абонемент будет автоматически заблокирован. Автоблокировка будет действовать пока клиент не оплатит стоимость оставшихся занятий или полную стоимость абонемента.
Заморозка абонементов
Заморозка абонемента позволяет заблокировать списание занятий с абонемента на срок действия заморозки. Данный функционал необходим в случаях, когда клиент надолго заболел или уехал в отпуск, т.е. не может посещать занятия довольно продолжительный срок. Чтобы избежать списания абонемента, возврат занятий или перепродажу занятий на новый абонемент, этот абонемент можно заморозить. Заморозка возможна на любой срок, абонемент будет автоматически разморожен при достижении указанной при заморозке даты и продлится на такой же срок, на который действовала заморозка. Замораживать и снимать заморозку может как директор, так и администратор.
Заморозить абонемент можно из карточки клиента: для этого нажмите на название абонемента, кнопку «Заморозить» и введите дату, когда абонемент будет разморожен системой.
Заморозку также можно снять вручную: для этого в карточке клиента откройте окно подробной информации об абонементе (открывается при нажатии на название абонемента) и нажмите кнопку "Разблокировать".
Все замороженные абонементы можно увидеть в специальном отчете "Заблокированные абонементы", который находится в нижнем разделе системы.
Блокировка абонементов
Блокировать и снимать блокировку абонемента может только директор. Блокировка необходима, если нужно заблокировать действие абонемента по любой причине и на неопределенный срок. Для ручной блокировки необходимо выбрать абонемент в карточке клиента, нажать на название абонемента и в новом окне нажать кнопку "Заблокировать абонемент".
Снять блокировку можно также в карточке клиента, в окне подробной информации об абонементе.
Все заблокированные абонементы можно увидеть в специальном отчете "Заблокированные абонементы", который находится в нижнем разделе системы.
Отчеты по заблокированным абонементам
Найти все абонементы, которые были автоблокированы по долгу, заблокированы, заморожены вручную вы можете в специальном отчете, который находится в нижнем разделе системы.
Список поделен на 4 вкладки: истек срок действия, не оплачен долг, заморожен и заблокирован. В каждой вкладке имеется информация по абонементу: ФИО клиента, дата и время блокировки, наименование, тип занятия, остаток занятия, срок окончания. В этой же таблице можно открыть абонемент и разморозить, изменив срок действия, или разблокировать.
Подводя итог, можно отметить широту использования данного функционала для разных целей центра. Он представляет собой полноценный инструмент для управления продажами, клиентской базой и финансовыми рисками центра.
Для руководителя (директора)
Основная польза: контроль выручки, управление продуктом и удержание клиентов.
- Гибкое управление продуктом: Возможность быстро создавать любые виды абонементов (безлимитные, семейные, групповые/индивидуальные) и масштабировать их через копирование.
- Финансовый контроль и безопасность:
- Автоблокировка абонементов при наличии долга (клиент не сможет посещать занятия, пока не оплатит остаток).
- Настройка онлайн-оплат через разные кошельки по категориям.
- Стимулирование персонала: Возможность задать процент надбавки к зарплате администратора за продажу конкретного абонемента.
- Аналитика и контроль потерь: Специальный отчет по всем заблокированным и замороженным абонементам позволяет видеть «проблемных» клиентов и работать над их возвратом.
- Административный ресурс: Полный контроль над доступом через ручную блокировку услуг.
Для администратора центра:
Основная польза: автоматизация рутины, снижение количества ошибок и улучшение сервиса.
- Автоматизация коммуникаций:
- Система сама ставит задачу администратору связаться с клиентом перед окончанием срока абонемента.
- Автоматическая рассылка SMS/сообщений клиентам о том, что занятия заканчиваются.
- Упрощение работы с клиентами:
- Возможность быстро «заморозить» абонемент на время болезни или отпуска клиента, чтобы избежать конфликтов из-за «сгоревших» занятий.
- Простая продажа через CRM или мобильное приложение.
- Снижение нагрузки на память: Не нужно вручную следить за сроками действия всех абонементов — система сама блокирует просроченные абонементы и выводит их в отдельный список для обработки.
- Быстрая настройка: Возможность оперативно создать новый вариант абонемента путем копирования существующего.
Спасибо! Отзыв поможет сделать инструкцию лучше.