Автоматизация бизнес-процессов
Содержание0 разд.
**Уровень доступа: региональный директор
**Раздел "Автоматизация бизнес-процессов" содержит функционал для внедрения автоматических процессов в работу центра и имеет три вкладки: Роботы, Уведомления, Контроль возраста.
Это исключительно полезный функционал системы Go-CRM, как для руководителя и сотрудников центра, так и клиентов. Руководитель и сотрудники центра получают автоматизацию рутинных процессов центра, экономию времени, а клиенты - персональные уведомления, заботливое отношение и внимание со стороны центра.
Настройки (Шестеренка) - Автоматизация бизнес-процессов.
Вкладка "Уведомления"
CRM-система позволяет делать рассылку уведомлений (с помощью СМС, WhatsApp, Telegram, Max, VKontakte, Мобильного приложения) как в автоматическом, так и в ручном режиме. Автоматически рассылаются уведомления с напоминанием о предстоящем занятии, поздравления с днём рождения и прочее.
Уведомление будет приходить клиенту в тот канал связи, который активен у клиента (яркий значок под фото профиля в карте клиента) Если в карте клиента несколько активных каналов, тогда уведомление будет поступать в канал в порядке приоритета.
Здесь вам доступно 3 раздела с настройками: основные параметры, шаблоны и распределение СМС по центрам.
Основные параметры: здесь задаются настройки автоматической рассылки:
В строке “Ежемесячное поздравление с днем рождения до” указывается количество месяцев, при котором будут отправляться уведомления клиенту с поздравлением.
Если отмечен пункт “Поздравлять клиентов находящихся в архиве с Днем рождения”, то сообщение с поздравлением будет отправляться не только активным клиентам, но и тем, кто находится в архиве.
В строке “Ежедневное уведомление о предстоящем занятии” указывается за сколько часов система будет отправлять клиенту напоминание о предстоящем занятии.
В строке “Задание интервала времени отправки уведомлений” указывает период времени, в который система будет отправлять сообщение (в остальное время уведомления отправляться не будут).
Ниже находится настройка “Уведомлений для персонала”:
Здесь можно настроить отправку уведомлений в виде смс или в виде сообщений в мессенджеры ответственным сотрудникам (Либо всем, либо тем кто работает в день отправки уведомления - администраторы и инструкторы) при поступлении заявки с сайта, о записи на занятия в мобильном приложении, о дне рождении клиента.
Если не нужно, чтобы приходили уведомления для персонала, в окнах настроек необходимо указать Никого (по умолчанию) и Сохранить данные настройки.
Шаблоны: здесь редактируется текст сообщения (напоминания о предстоящем занятии, поздравления с днём рождения и другие уведомления):
На странице шаблонов уведомлений есть следующие шаблоны:
- Поздравление с Днем рождения (раз в год; раз в месяц)
- Напоминание о предстоящем визите
- Предложение записаться на занятие
- Напоминание о предстоящем пробном визите
- Уведомление о получении заявки с сайта
- Справка - разрешение о посещении центра (уведомление об истечении срока)
- Уведомление о дне рождения
У каждого шаблона есть возможность включить или выключить рассылку по шаблону с помощью чекбокса “Включить рассылку”.
В тексте шаблона можно вставить переменные - специальные параметры, которые автоматически заполняются системой при формировании рассылки и делают каждое уведомление уникальным. Например, параметр %name% в финальной рассылке будет заменяться на имя и фамилию клиента, которому отправилось сообщение. Все доступные параметры описаны в секции “Переменные в тексте шаблона”.
В Расписании есть строчка "Очередь" - Администратор может добавить клиента и отправить ему предложение записаться на занятие.
Распределение СМС по центрам: здесь устанавливается количество СМС, которое будет доступно для рассылке в центре (при подключении интеграции с сервисом sms.ru ):
На странице выводится список доступных директору центров в виде таблицы со следующими столбцами:
- Наименование центра - здесь выводится наименование доступных директору центров и городов;
- Лимит СМС - в этом поле напротив каждого центра вводится количество СМС, которые система начислит центру, после чего введённое количество СМС станет доступно для отправки;
- Доступно СМС - в этом столбике выводится количество нераспределённых СМС, то есть тех, которые ещё можно начислить центру.
Сперва добавляем нужное количество СМС в город, затем распределяем по центрам этого города.
Когда СМС в центре заканчивается, директору ставится задача на пополнение баланса. Задача директору с требованием пополнить баланс смс ставится, если выполняется одно из условий - есть личные кабинеты или включен хотя бы один шаблон рассылки. Если ни одно из этих условий не выполняется - задача поставлена не будет.
Вкладка "Роботы"
Настройки - Автоматизация бизнес-процессов - Вкладка "Роботы"
Демонстрация настройки Робота в системе Go-crm:
Возможности функционала и настройки Роботов в системе:
В этом разделе можно создавать и редактировать роботов для автоматизации процессов постановки задач персоналу по работе с клиентами центра. Например, можно создать Робота, который запланирует звонок клиенту, если клиент посетил первое пробное занятие и сотрудникам центра необходимо получить у клиента отзыв о посещении центра, запланировать дальнейшие занятия клиента и предложить покупку абонемента.
Для создания нового робота нажмите кнопку "Новый робот".
При создании робота необходимо указать, при каком событии он будет активироваться, его название и текст.
Например:
- Клиент посетил первое занятие - создаем робота, который назначит клиенту звонок на следующий день с комментарием "Получить обратную связь от клиента о прошедшем пробном занятии"
Создаем робота. Нажимаем кнопку "Новый робот"
Далее необходимо указать событие из выпадающего списка, название робота и оставить комментарий по событию.
В открытом модальном окне указываем условие и действие. Указываем условие под наш запрос: Количество посещенных занятий - 1 (одно, пробное). Действие - запланировать звонок клиенту и поставить задачу на выполнение персоналу.
Проверить настройки Робота, нажать кнопку Сохранить.
Теперь на следующий день после проведенного первого занятия клиенту будет назначен звонок и создана задача на ее выполнение.
Примечание:
При добавлении Условия (кол-во посещенных занятий) у числового значение есть пометка ("равно","кратно" и др.) - это означает следующее:
- Значение “равно” - это точное соответствие (если указано “3”, то будет смотреть только 3 посещение);
- Значение “кратно” - если указано “3”, то смотрит 3, 6, 9, 12 и т.д. что делится на 3 без остатка;
- Значение “больше”, “меньше” - если указано “3”, то смотрит числа соответственно больше, либо меньше;
- Значение “не равно” - будет смотреть все возможные значение, кроме указанного.
Также можно создать робота для решения следующих задач:
- Разморозка абонемента по сроку - робот поставит задачу в раздел "Мои дела" Администратору при истечении срока заморозки абонемента.
- Робот "Пропуск занятия", будет срабатывать при условии, когда в Электронном журнале в строке с учеником нажата кнопка "Пропущено". Исходя из выбранного действия в настройках робота, робот может запланировать звонок, отправить уведомление или запланировать задачу по клиенту, который пропустил занятие.
При подключении робота Администратору будет поставлена задача на звонок ученику - в раздел "Мои дела" Администратора.
Вкладка "Контроль возраста ребенка"
Чекбокс “Авто-контроль возраста ребенка” активирует функцию автоматической постановки задач по контролю возраста клиента.
Для создания и редактирования настроек "Контроль возраста" необходимо нажать на кнопку: “Добавить”.
В списке появляется новая строка для добавления параметров, по которым будет происходить контроль возраста клиентов и формироваться задача. Необходимо указать информацию и нажать на кнопку "Сохранить".
- Чекбокс "Вкл" - включает данный параметр для клиентов вне архива;
- Чекбокс "Архивные клиенты" - включает параметр для архивных клиентов;
- Числовые поля для ввода возраста клиента "Год" и "Месяц", а также текстовая область для ввода текста задачи, которая будет создаваться по расписанию;
Система ежедневно в определенное время проверяет возраст всех клиентов детского центра. Если возраст какого-то клиента совпадает с заданным значением, система автоматически создает задачу для регионального директора. В этой задаче будет указано имя клиента и текст, который был заранее настроен в системе. У задачи по умолчанию включен параметр «Задачу может закрыть один соисполнитель» - то есть, если ее завершит один из ответственных исполнителей, она будет завершена и у всех остальных.
Спасибо! Отзыв поможет сделать инструкцию лучше.