Работа с разделом Заявки
Раздел для работы с Заявками доступен с главной страницы CRM.
Счетчик показывает количество необработанных (новых) заявок на текущий день. По мере обработки заявок, их количество в счетчике будет уменьшаться.
Чтобы перейти в раздел, необходимо нажать на Перейти к заявкам.
Откуда появляются данные заявки?
- Заявки могут создавать/заносить вручную сотрудники центра (руководитель, менеджер и др.) из раздела Заявки для того, чтобы администраторы далее проводили с ними дальнейшую работу. К примеру, заинтересованные в услугах люди оставили свои данные для связи на этапе подготовки к запуску центра, с просьбой пригласить на открытие или сориентировать о ценах, расписании после открытия. Таким образом, нажав на Перейти к заявкам, руководитель/менеджер или другой сотрудник нажимает на +Создать заявку, указывая данные перспективного клиента, источник, откуда клиент пришел в центр и комментарий:
- Могут создавать вручную сотрудники центра по кнопке "Создать заявку" в разделе Мои дела/ Пропущенные звонки и Все звонки.
- Заявки приходят из источников, по которым в системе настроена интеграция. Источником может служить сайт, группа ВК, WhatsApp и т.д., место, где потенциальный клиент (лид) может оставить заявку, например, на получение консультации или на посещение пробного занятия. Для того, чтобы заявки поступали в систему в автоматическом режиме, должна быть настроена интеграция источника с CRM.
Есть два вида отображения функционала заявок:
**1. Горизонтальный вид
**
Все заявки отображаются в таблице.
Описание столбиков таблицы:
- Статус - показывает статус заявки на выбранное число/период
- Имя – отображается имя лида + значок Повторы (поиск повторов по номеру телефона)
- Номер телефона – сюда подтягивается номер телефона заявки (лида)
- Коммуникации:
первая – в данном столбце выносится дата и время первой коммуникации с заявкой. У новой заявки будет написано "Новая заявка".
последняя – сюда подтягиваются дата и время последнего действия по заявке.
будущая – здесь отображается дата и время запланированного звонка.
- Сотрудник – отображается ФИО сотрудника, кто обработал заявку.
- Комментарий – отображается информация по запланированному звонку и последний комментарий по заявке.
- Источник – показывает информацию, откуда пришел клиент.
- Действие – в этом столбике отображаются кнопки:
запланировать звонок - возможность запланировать звонок
написать в мессенджер - возможность написать лиду в мессенджер
новый клиент - возможность создать нового клиента из лида
в архив - возможность отправить заявку в архив.
Статусы заявок.
Все заявки имеют статусы, это позволяет оценить эффективность и скорость работы сотрудников с заявками (лидами).
- Не обработано/Новая (белый) - заявка считается не обработанной, если у нее нет запланированного звонка и новая, если ее создали сегодня.
- Обработано (оранжевый) - новая заявка считается обработанной, если в текущий день был запланирован звонок.
- Выполнено (зеленый) - заявка, из которой был зарегистрирован клиент.
- Не обработано (красный) - статус присваивается автоматически в конце дня заявке, если ее не обработали в течение дня (у нее нет запланированного звонка).
- В архиве (черный) - заявка отправлена в архив.
Механизм отображения заявок.
По умолчанию, при переходе в раздел "Заявки", открываются заявки, которые нужно обработать сегодня.
Сюда подтягиваются:
- заявки, у которых запланирован звонок на сегодняшний день,
- новые заявки,
- необработанные заявки с предыдущих дней.
Если заявка не обработана в текущий день (не создан запланированный звонок), она переносится на следующий день. Так будет продолжаться, пока заявка не будет обработана.
Заявки, у которых есть запланированный звонок, отображаются только в тот день, на который был запланирован звонок.
Если по заявке запланирован звонок на сегодня, то в таблице будет отображаться две строчки по одной заявке:
- заявка со статусом Обработано
- запланированный звонок на сегодняшний день.
При выборе даты/периода из прошлого, в таблице отображаются все действия по заявкам, которые были сделаны в выбранный дату/период.
Если заявка не была обработана в течение текущего дня (нет запланированного звонка), то в конце дня такой заявке автоматически присваивается статус Не обработано (красный значок). С этим статусом заявка отображается только в прошлом времени. В будущее время необработанная заявка переходит со статусом Не обработана/новая (белый значок)
Дополнительный функционал.
-
Статистика.
Здесь отображается информация (статистика) по всем заявкам (+ общее кол-во заявок) за выбранную дату/период.
-
Фильтр по статусам
Здесь можно выбрать отображение заявок сразу по всем статусам, по одному или нескольким статусам. По умолчанию включен фильтр "Все статусы".
- Кнопка "Создать заявку"
Для создания заявки вручную, нужно нажать на кнопку "Создать заявку".
Далее, в открывшемся окне, нужно заполнить все поля и сохранить изменения.
Созданная заявка отобразится в общем списке заявок.
2. Канбан
Можно использовать любой удобный вид отображения. Отображение заявок в виде Канбан более информативное и позволяет увидеть количество лидов на текущее время, которые не были квалифицированы, как клиент. С такими контактами работа продолжается до положительного исхода - происходит регистрация клиента (лида регистрируете как клиента) и запись на занятие, либо такие лиды отправляются в Архив, как неперспективные.
При отображении функционала заявок в формате Канбан наглядно можно увидеть работу с новыми клиентами, движение: лид - клиент - запись на занятие - посещение занятия - переход в Успешные. Можно оценить на каком этапе задерживаются клиенты, прорабатывать таких клиентов.
Как только из анкеты/карты заявки/лида будет создан Клиент, карточка заявки из столбца Первый контакт переместится в столбец Зарегистрирован. Как только такой клиент будет записан на занятие - карта клиента переместится в столбец Записан на занятие.
Карточки лида/клиента в канбан из столбца в столбец можно переносить вручную: необходимо нажать на карту и плавно перенести в необходимый столбец. Соответственно система попросит вас осуществить действие с клиентом (если карту лида перенести в столбец Зарегистрирован, система откроет модальное окно для регистрации нового клиента. Если из столбца Зарегистрирован перетащить карту клиента в столбец Записан на занятие, система попросит записать клиента на занятие и сохранить изменения. И так далее)
Как обработать поступившую заявку
Итак, в столбце Первый контакт канбана появилась новая заявка. Дата создания заявки указана на карточке заявки, здесь же отображается источник заявки (откуда данная заявка пришла: с сайта, из мессенджеров, ВК и так далее, в зависимости от того, какие интеграции подключены в системе или каким образом создана заявка)
Что бы открыть заявку, необходимо создать на контакт - Имя отправителя заявки. Откроется анкета лида:
Администратору необходимо связаться с человеком, предложить услуги центра, ответить на вопросы - квалифицировать лида.
Если данный контакт оказался спамом, рекламной рассылкой, то в таком случае в анкете лида необходимо нажать на серый значок с изображением стрелки вниз и отправить данный контакт в архив, указав причину переноса в архив в открывшемся модальном окне.
Если контакт оказался перспективным, который желает записаться на пробное занятие. Такого лида необходимо "превратить" в клиента центра и добавить в базу клиентов системы:
Необходимо нажать на значок человечка с плюсом, при этом откроется модальное окно создание Нового клиента. Создать клиента и сохранить
Если с контактом не удалось связаться или не было возможности его квалифицировать в диалоге, то в анкете клиента можно указать необходимый комментарий, также можно дополнить карточку лида информацией, которую узнали от контакта. Далее назначить время повторного звонка для уточнения данных.
Как только был назначен звонок по заявке - статус заявки поменялся на Заявка отработана :
Напоминание о звонке Администратор увидит в день назначенного звонка во вкладке Мои дела - Запланированные звонки.
Спасибо! Отзыв поможет сделать инструкцию лучше.